WE'RE HIRING: Operations Coordinator - Backbone International

Backbone International is op zoek naar een Operations Coordinator voor ons team in Zaandam!

Backbone International is de ondersteunende partner voor partijen die actief zijn in het initiëren, creëren en organiseren van evenementen. Gedreven door de ambitie om onvergetelijke ervaringen te produceren, staat service bij ons centraal. Wij zijn wereldwijde specialisten in eventproductie met een focus op productiemanagement & consultancy, technisch ontwerp, technische productie en operationele oplossingen (overlay management).

Backbone bestaat uit experts die gespecialiseerd zijn in het vertalen van creatieve plannen naar uitvoerbare producties, waarbij we hoge standaarden hanteren op het gebied van efficiëntie, veiligheid en kwaliteit. Onze klanten zijn actief in de live-, sport-, brands & corporate- en non-profitsectoren.

Daarnaast beschikken wij over de capaciteit om optimale ondersteuning te bieden en de meest geschikte oplossing aan te reiken, ongeacht de grootte van het project. Met vijf kantoren wereldwijd kunnen wij 24/7 onze diensten en expertise leveren aan elke klant, voor elk evenement, op elke locatie.

Als Operations Coordinator ben je verantwoordelijk voor een brede ondersteuning van onze producties waaronder de crewplanningen, zorg je dat (commerciële) afspraken correct zijn vastgelegd, bewaak je processen en deadlines en assisteer jij onze producenten bij hun voorbereiding. Je levert zichtbare meerwaarde voor je collega’s en onze producties door je proactieve houding, organisatorisch vermogen en het tijdig regelen van essentiële zaken. Dankzij jouw inzet verlopen producties soepel en kunnen onze producenten zich focussen op hun kerntaken – jij bent de onmisbare schakel achter de schermen in onze projectteams.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

Productievoorbereiding:

Je zorgt voor alle randvoorwaarden rond een productie, zoals personele planning, vervoer, catering, accreditatie, communicatie, overnachtingen, productiematerialen en materiaalverzekeringen. Je stelt briefings op, maakt afspraken met externe partijen en ondersteunt zowel op kantoor als incidenteel op locatie tijdens producties.

Inkoop & budgetbewaking:

Je vraagt offertes op, onderhandelt met leveranciers en bewaakt het facilitaire deel van het budget. Voor het doorlezen van algemene voorwaarden draai jij je hand niet om en zorgt daarnaast voor het goed vastleggen van afspraken middels overeenkomsten.

Compliance & veiligheid:

Je regelt de juiste documentatie rondom arbeid, veiligheid en wetgeving (zoals RI&E en arbeidsinspectievereisten).

Communicatie & relaties:

Je bent aanspreekpunt voor interne en externe contacten, beheert inkomende communicatie en onderhoudt duurzame relaties met leveranciers en externe crew.

Evaluatie & ontwikkeling:

Na afloop van producties initieer je evaluaties, leg je bevindingen vast en werk je actief aan je professionele ontwikkeling en vakkennis.

Herken jij jezelf?

Minimaal 3 jaar relevante ervaring in event-, productie- of technische omgeving.
Uitstekende organisatorische en communicatievaardigheden.
Affiniteit met of basiskennis van relevante wet- en regelgeving (zoals Arbo, VCA, wet DBA) is een pré, maar geen vereiste – interesse in deze onderwerpen is wel belangrijk.
Zelfstandig, nauwkeurig & stressbestendig.
Dienstverlenend en proactief ingesteld.
Affiniteit met de evenementenbranche.
In het bezit van rijbewijs B (bij voorkeur met eigen auto).

Wat hebben wij jou te bieden?

Een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een dynamische werkomgeving.
Een collegiaal en betrokken team met passie voor wat we doen.
Regelmatig teamactiviteiten die samenwerking en plezier bevorderen.
De mogelijkheid om te sporten met een trainer in onze eigen gym.
Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
Een goed salaris en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Klinkt dit als de uitdaging waar jij naar op zoek bent? Dan maken wij graag kennis met jou!

Stuur je cv en motivatiebrief via onderstaand formulier.

SOLLICITEER HIER!

Backbone International is looking for an Operations Coordinator to join our team in Zaandam!

Backbone International is the trusted partner for organizations initiating, creating, and organizing events. Driven by the ambition to produce unforgettable experiences, service is at the heart of everything we do. We are global specialists in event production, focusing on production management & consultancy, technical design, technical production, and turn-key operational solutions (overlay management).

We are experts in translating creative plans into feasible productions and maintaining high efficiency, safety, and quality standards. Our clients are active in the live, sports, brand & corporate, and non-profit sectors, and our projects vary in size, location, geography, culture, and people.

We can provide optimal support and deliver the most suitable solution, regardless of the project's scale. With offices worldwide, we can offer our services and expertise 24/7 to every client at any event or location.

As an Operations Coordinator, you'll be responsible for various support activities within our productions, including crew scheduling, ensuring accurate documentation of (commercial) agreements, monitoring processes and deadlines, and assisting our producers with their preparations. You provide visible added value to your colleagues and our productions through your proactive attitude, organizational skills, and timely handling of essential tasks. Thanks to your efforts, productions run smoothly, and our producers can focus on their core responsibilities – you are the essential behind-the-scenes link in our project teams.

Your tasks and responsibilities:

Production preparation:

You take care of the logistics related to production, such as crew scheduling, transport, catering, accreditation, communication, accommodation, production materials, and equipment insurance. You draft briefings, coordinate with external parties, and provide support both in the office and occasionally on location during productions.

Procurement & budget monitoring:

You request quotes, negotiate with suppliers, and oversee (some parts of) the budget. You’re comfortable reviewing general terms and conditions and ensuring all agreements are correctly documented through contracts.

Compliance & safety:

You manage the necessary documentation related to labor, safety, and legal regulations (e.g., Risk Inventory & Evaluation and labor inspection requirements).

Communication & relationships:

You act as a point of contact for internal and external stakeholders, handle incoming communication, and maintain sustainable relationships with suppliers and freelance crew.

Evaluation & development:

After productions, you initiate evaluations, record notes, and actively work on your professional development and industry knowledge.

Is this you?

At least 3 years of relevant experience in an event, production, or technical environment.
Excellent organizational and communication skills.
Affinity with or basic knowledge of relevant laws and regulations (e.g., occupational health and safety, VCA, DBA legislation) is a plus, but not required – interest in these areas is important.
Independent, accurate, and stress-resistant.
Service-oriented and proactive attitude.
Affinity with the events industry.
Holder of a category B driver’s license (preferably with own car).